Estudo de caso da Ocyan

O Grupo Ocyan é constituído por um conjunto de 5 empresas que oferecem, no seu conjunto, um serviço integrado de produção gráfica.

Teve a sua origem na prestação de serviços na área da pré-impressão, com a criação em 1996, em Miraflores, da GPI. Quatro anos depois, as competências são reforçadas e o leque de serviços oferecidos aumenta com a área da Impressão Digital, nomeadamente em médio e grande formato, com a criação da Prodigit. Consolidado o projeto da impressão digital, o grupo cria, em 2009, uma nova unidade de negócio, a GIO, oferecendo serviços com utilização da tecnologia de impressão offset.

Um ano mais tarde, em Janeiro de 2010, o grupo dá a conhecer ao mercado a sua nova marca: Ocyan – Printing Waves of Inovation. Com este novo posicionamento, o grupo demonstra o seu grande e permanente empenho em contribuir para o setor, “continuando a inventar o futuro” e sendo uma das grandes empresas de referência nesta área.

Em 2012, mais duas unidades de negócio surgem, alargando o leque de serviços oferecidos a toda a área POS, peças estruturais e decorações de espaço - Empresa Wavenology. Ainda nesse ano, o portfólio de serviços é complementado, através da RMG-Direct, com serviços de finishing de marketing direto, handling e logística promocional.

Em 2015, o grupo obtém a certificação do seu sistema integrado de Gestão da Qualidade (ISO 9001), demonstrando assim o seu forte compromisso com a satisfação das necessidades e expectativas dos clientes e melhorando o desempenho global da organização. Esta certificação foi renovada nos dois anos seguintes.

 

O Desafio

Com o novo posicionamento e a criação da marca Ocyan em 2010 e todo o desenvolvimento e crescimento do negócio sentido até 2012, a empresa começa a sentir a necessidade de desenvolver e implementar processos de Recursos Humanos mais estruturados e formais que permitam promover o envolvimento e motivação dos colaboradores e a criação de canais de comunicação interna mais abertos e fluídos.

A acrescentar ao tratamento dos processos administrativos e processuais associados à gestão de contratos de trabalho e ao processamento salarial, torna-se necessário dedicar tempo a escutar os colaboradores e as equipas e a desenvolver ferramentas que permitam criar condições de desenvolvimento sustentado da equipa, aumentando os níveis de satisfação e as condições de atração e retenção de colaboradores.

Quando, em 2014, se inicia o processo de certificação pela ISO9001, esta necessidade assume uma ainda maior relevância e o processo de análise de alternativas e soluções inicia-se.

 

Solução

Em 2014, a Fórmula do Talento iniciou um projeto de colaboração com a Ocyan, com o estabelecimento de uma avença com a dedicação exclusiva de um consultor especialista de Recursos Humanos a tempo parcial (1,5 dias por semana).

Esta solução proporcionou o envolvimento direto de um consultor específico e o acompanhamento e envolvimento da restante equipa de consultores da Fórmula do Talento, sempre que necessário, e tendo em conta a diversidade de projetos e atividades a desenvolver.

O projeto iniciou-se com o levantamento, desenho e implementação dos processos identificados como prioritários em simultâneo com a operacionalização de algumas atividades específicas.

Alguns exemplos das atividades desenvolvidas:

- Desenho e implementação de procedimentos de recrutamento, acolhimento & integração, formação;

- Descrição das funções existentes;

- Atualização do cadastro de todos os colaboradores com recolha da informação em falta;

- Implementação de novos processos de comunicação interna;

- Melhoria dos processos administrativos de controlo dos tempos de trabalho, gestão de férias, ausências.

 

Resultados

Acompanhando um crescimento da faturação na ordem dos 6% desde o ano de 2014, também a equipa da Ocyan tem vindo a crescer.

Eram 74 em 2014, e são hoje mais de 90 colaboradores. Uma estrutura mais sólida, mais motivada e mais alinhada em torno dos objetivos da organização.

Na crescente aposta no desenvolvimento das suas pessoas, o investimento em formação tem vindo a ter um incremento significativo com um aumento de mais de 50% do nº de horas de formação nos últimos dois anos. Um outro indicador relevante é a percentagem de colaboradores com formação superior, que passa de 9% para 12% nos últimos 2 anos, traduzindo uma aposta na qualificação da equipa.

Atualmente, a Ocyan tem implementado um departamento de Recursos Humanos com uma base de processos e procedimentos que lhe permitem encarar o atual e futuro crescimento do negócio e da equipa de forma organizada e estruturada, promovendo o desenvolvimento, o envolvimento e a motivação dos colaboradores. 

 

É um orgulho para a Fórmula do Talento fazer parte deste projeto e, através da sua colaboração para o desenvolvimento das pessoas, contribuir para sustentar um sólido desenvolvimento do negócio e da empresa Ocyan.